شماره 645/401/1/3313 - 1403/12/22
آن وقتی احساس رضایت کنید که ببینید نوجوان دبیرستانی شما، جوان دانشجوی شما، با همان چشم به دفاع مقدس نگاه می کند که شما نگاه می کنید. حضرت امام خامنه ای (مد ظله العالی)
مدیرمسئول روزنامه رسمی کشور
برابر ماده 2 و بند (ز) ماده 7 اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس و مقاومت مصوب مقام معظم رهبری و فرماندهی معظم کل قوا حضرت امام خامنه ای (مدظله العالی)، یک نسخه از آیین‌نامه «حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس» مشتمل بر 10 صفحه، 10 ماده و 5 تبصره که با برخی اصلاحات در دوازدهمین جلسه هیئت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس و مقاومت، مورخه 1402/11/28 به تصویب رسیده است، برای درج در روزنامه رسمی کشور ارسال می گردد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد
سرلشکر پاسدار محمٌد باقری
"نگهداری اسناد، پردازش اسناد، تدوین اسناد، اینها خیلی مهم است، اینها [مسئولین امر] نبایستی بگذارند از دست برود، در اختیار محققین قرار بگیرد." حضرت امام خامنه ای (مدظله العالی) در جمع هنرمندان و پژوهشگران عرصه دفاع مقدس 1388/06/24
بسم الله الرحمن الرحیم
آیین‌نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس
مقدمه
حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع مقدس در ماده (3) اساسنامه بنیاد مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آیین‌نامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری در بخش حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس تدوین می شود.
ماده 1) هدف
هماهنگی و ایجاد وحدت رویه برای مدیریت بر فرآیند "شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ، تسریع در بهره برداری از میراث گران بهای دفاع مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه های مرتبط.
ماده 2) تعاریف و اختصارات
1ـ2ـ بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس.
2ـ2ـ اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس، مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا.
3ـ2ـ شورای اسناد و مدارک: منظور شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس است.
4ـ2ـ کارگروه اسناد و مدارک استانی: منظور کارگروه تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» یکی از زیرمجموعه های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس استان ها (مصوب هیئت امنای بنیاد مورخ 1393/12/21) محسوب می شود.
5 ـ2ـ سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس قرار دارد.
6 ـ2ـ سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می باشد.
7ـ2ـ اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام باشد.
8 ـ2ـ اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اطلاعات ثبت و ضبط شده در هر قالب و هر نوع رسانه (اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری و الکترونیکی) که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی یا سازمان ها، در راستای انجام وظایف سازمانی یا فعالیت ها و علائق شخصی ، ایجاد یا دریافت شده و موضوع آنها مستقیم و یا غیر مستقیم در خصوص جنگ تحمیلی هشت ساله (1359/06/31 لغایت 1367/05/27) و نیز رخدادهای پیرامونی و یا مرتبط با آن ، قبل از آغاز رسمی و بعداز پایان دفاع مقدس و اسناد جبهه مقاومت است که به عنوان گواهی فعالیت برای مراجعه و یا استناد، واجد ارزش نگهداری دائمی می باشد، نظیر مکاتبات فرماندهان یگان های رزمی، وصیت نامه‌ها، دست نوشته ها و نامه شخصی رزمندگان، مصاحبه تاریخ شفاهی، فیلم ها، عکس ها، طرح ها، نقشه ها و کالک های عملیاتی تولید یا دریافت می شود را شامل می گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می شود.
9ـ2ـ سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: کلیه دستگاه های لشگری و کشوری، سازمان ها، نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و شرکت هایی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی استفاده می نمایند، مؤسسات فرهنگی و سازمان های مردم نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی.
ماده 3) مستندات
الف ـ بندهای"الف، هـ ، و، ز" از ماده (3) اساسنامه بنیاد
ب ـ هدف های راهبردی (2 و3) از موضوع راهبردی شماره(1) سند راهبردی بنیاد
ج ـ فصل پنجم آیین‌نامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی 1393/05/18
د ـ آیین‌نامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده ابلاغی شورای عالی امنیت ملی.
ه ـ قانون اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مصوب 1349/02/17 و اصلاحیه شورای عالی اداری 1381/06/09.
ماده 4) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس
1ـ4ـ رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس (رئیس)
2ـ4ـ معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
3ــ4ـ رئیس شورای اسناد ملی
4ـ4ـ نماینده تام الاختیار دادستان کل کشور
5 ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور
6 ـ4ـ نماینده تام الاختیار ستاد کل نیروهای مسلح.
7ـ4ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل آجـا
8 ـ4ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل سپـاه
9ـ4ـ نماینده تام الاختیار فرمانده کل انتظامی
10ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر جهاد کشاورزی
11ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح.
12ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر امور خارجه.
13ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری.
14ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی.
15 ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر بهداشت، درمان و آموزش پزشکی.
16 ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر علوم، تحقیقات و فناوری.
17ـ4ـ نماینده تام الاختیار وزیر کشور.
18 ـ4ـ نماینده تام الاختیار سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی.
19ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران.
20ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری.
21ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما.
22ـ4ـ نماینده تام الاختیار مدیریت حوزه های علمیه.
23ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح.
24ـ4ـ نماینده تام الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا.
25 ـ4ـ رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس (دبیر و عضو شورا).
تبصره 1: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می آید.
تبصره 2: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ می گردد.
تبصره 3: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد.
ماده 5) وظایف و اختیارات شورای اسناد
1ـ 5 ـ سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت بر فرآیند "شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" در داخل و خارج از کشور.
2ـ 5 ـ تصویب شیوه نامه نحوه شناسائی، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس.
3ـ 5 ـ تصویب دستورالعمل ها، شیوه نامه‌های ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع رسانی اسناد و مدارک دفاع مقدس دارای طبقه بندی و عادی.
4ـ 5 ـ تصویب آیین‌نامه امحاء اوراق زائد و نظارت براجرای آن.
5 ـ 5 ـ تشخیص و تائید اوراق، زائد قابل امحاء که توسط دستگاه های مشمول موضوع این آیین‌نامه و با همکاری سازمان اسناد تهیه و تنظیم شده است، پس از انجام بررسی های لازم و صدور مجوز امحای آنها.
6 ـ 5 ـ استانداردسازی و تصویب برگه ها(فرم ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس.
تبصره 1: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های لشکری از طریق رئیس ستادکل نیروهای مسلح و رئیس هیئت امنای بنیاد ابلاغ می شود.
تبصره 2: مصوبات شورای اسناد ، دریافتی از طریق ستاد کل نیروهای مسلح برای اجرا در سازمان های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده 3» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می شود.
ماده 6) وظایف دبیرخانه:
1ـ6 ـ نظارت بر حُسن اجرای این آیین‌نامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه های مشمول درخصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس.
2ـ6 ـ تهیه گزارش نوبه ای درخصوص چگونگی اجرای مفاد آیین‌نامه و مصوبات شورای اسناد.
3ـ6 ـ دریافت و بررسی فهرست اسناد امحائی ارسالی از دستگاه های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه های مجری.
4ـ6 ـ اعلام نحوه امحاء اوراق زائد به دستگاه های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی.
5 ـ6 ـ اعلام نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اسناد راکد سازمان های لشگری و ارائه در شورا برای تصمیم گیری.
6 ـ6 ـ انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم گیری.
7ـ6 ـ ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی و هماهنگی ،هم افزایی، مشارکت و همکاری فی مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه های مشمول این آیین‌نامه.
8 ـ6 ـ ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب ترین روش های علمی و فناوری برابر شیوه نامه‌های مربوط به حفظ و نگهداری منابع آرشیوی، تهیه و تنظیم شده توسط اداره کل مرمت و حفاظت معاونت اسناد ملی «سازمان اسناد ملی».
9ـ6 ـ تشکیل و فعال سازی کارگروه های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان های ذی ربط در راستای اجرای مفاد این آیین‌نامه.
10ـ6 ـ بهره برداری مناسب از امکانات و توانمندی های کلیه سازمان ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی.
11ـ6 ـ هماهنگی ایجاد پایگاه آرشیوجامع رقومی(آرشیو دیجیتال) اسناد و مدارک دفاع مقدس به منظور دسترسی و بهره برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت نظام مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه.
ماده7) وظایف سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول:
1ـ7ـ سازمان ها و دستگاه های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آیین‌نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل ها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند.
2ـ7ـ آن دسته از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد ندارند، موظفند کاربرگه درخواست تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن ها اقدام لازم به عمل آید.
3ـ7ـ در صورت عدم تأیید فهرست ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند.
4ـ7ـ مسئولیت ارزشیابی اولیه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می باشـد.
5 ـ7ـ پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک مربوط را در داخل کارتن های ویژه بسته بندی و به همراه کاربرگه صورتجلسه تنظیمی به سازمان اسناد تحویل نمایند.
6 ـ7ـ سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول، آن ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد.
7ـ7ـ سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه های مشمول این آیین‌نامه می باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود.
8 ـ7ـ اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود.
9ـ7ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری این آیین‌نامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم افزار به سازمان اسناد تحویل دهند.
ماده 8) وظایف کارگروه اسناد و مدارک استانی:
کارگروه اسناد و مدارک استانی درچارچوب مقررات سازمان اسناد، وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آیین‌نامه بر عهده دارد.
ماده 9) دستورات هماهنگی:
1ـ9ـ سازمان های مشمول این آیین‌نامه تا زمانی که اسناد و مدارک دفاع مقدس را در اختیار دارند و روند تحویل و انتقال آنها به سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس به انجام نرسیده ، موظفند نسبت به آن دسته از اسنادی که افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا منافع ملی لطمه می زند ، برابر مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی و نیز دستورالعمل مصوب شورای اسنادو مدارک دفاع مقدس عمل نمایند.
2ـ9ـ فرایند شناسایی، جمع آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه های مشمول انجام خواهد شد.
3ـ9ـ به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چهارچوب این آیین‌نامه انجام خواهد شد.
4ـ9ـ کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری موظفند از امحاء اوراق زائد، خارج از ضوابط و مقررات این آیین‌نامه جلوگیری نمایند.
ماده 10) این آیین‌نامه در 10 ماده و 5 تبصره در تاریخ 1395/12/05 به تصویب هیئت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس رسید و در تاریخ 1403/11/28 مورد بازبینی، اصلاح و تصویب دوباره هیات امنای بنیاد قرارگرفت که از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد.
رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد
سرلشکر پاسدار محمٌد باقری
دیدگاه شما